کارگروه‌های
مشورتی ادارهٔ‌کل
به
مثابهٔ اتاق‌های فکر فرهنگ و هنر استان
مهدی
جلیل‌خانی
دبیر
کارگروه کتاب و ادبیات
مقدمه
از مهم‌ترین کارکردهای کارگروه‌های
تخصصی ادارهٔ‌کل فرهنگ و ارشاد اسلامی استان زنجان، جریان‌سازی، فرهنگ‌آفرینی و گفتمان‌پردازی،
فکرپژوهی، ایده‌پروری و جمع‌اندیشی هستند. این کارگروه‌ها از نیمهٔ دوم سال ۱۳۹۳ در
قالب دو تیم (دسته) و ۱۲ کارگروه اولیه، کار خود را آغاز کرده‌اند. دلیل اقبال وزارتخانه
به این کارگروه‌ها نیز به همین دلیل است که این نوع از اتاق‌های فکر به یک گفتمان مشورتی،
تشکل شورایی، و همت مشارکتی دامن می‌زنند و این ماهیت، واجد معنایی مثبت و مفهومی عمیق،
پرمغز و پرنفوذ است.
به همین دلیل همه‌گیری طرح
کارگروه‌های تخصصیِ مشورتی در سایر ادارات کل فرهنگ و ارشاد اسلامی کشور نیز نه تنها
دور از ذهن نیست، بلکه مشابه آن‌چه در مورد «عصرکتاب» در ادارهٔ‌کل کتابخانه‌های عمومی
استان زنجان شکل گرفت و امروز از خراسان تا خوزستان به تأثیر و تأسی از زنجان، به برگزاری
این جلسات نقد کتاب و با همین نام ادامه می‌دهند، نشان از آن دارد که طلایه‌داری و
الگوسازی در زمینه‌های فرهنگی و هنری، به همت و علاقهٔ تلاشگران فرهنگی استان و نیز
پی‌گیری و جسارت مدیرانی دردآشنا و همسو با فرهنگ‌سازان بومی، کاملاً دست‌یافتنی و
قریب‌الوقوع است؛ به شرط آن‌که به فرهنگ، هنر و ادبیات بومی در هر طرح و حرکتی اولویت
داده شود، و همچنین گروه سنی کودک و نوجوان در برنامه‌ریزی‌ها مد نظر قرار گیرند.
تجربهٔ نظام پیشنهادات
در ابتدای دههٔ ۸۰ شمسی با
ابلاغ «طرح استقرار نظام پذیرش و بررسی پیشنهادات»، کارکنان سازمان‌های دولتی در امر
مدیریت مشارکتی به شکلی عملی و قانونی، و در کنار اتاق‌های فکر دخالت داده شدند و بدین
ترتیب اگر نه برای اولین بار، اما به شکلی جدی در کشور و نظام اداری ایران به دریافت
ایده‌ها و پیشنهادات از بدنهٔ سازمان‌ها، به طور ویژه بها داده شد. و بدین شیوه با
سازوکاری رسمی، برای ترغیب کارکنان، به ارسال پیشنهادات به مثابه ایده، نظر، ابتکار
و طرحی سازنده که برای بهبود سازمانی ارائه می‌شود، ارج نهاده شد.
نظام پیشنهادات سعی دارد با
اتخاذ شیوه‌های نوین انگیزشی، و پیش‌بینی اهدای جوایز و پرداخت پاداش‌های مناسب، دستیابی
به اهداف سازمان‌ها را تسریع بخشد و به سوی نظام‌های کیفی جامع از طریق ارتقای خود
از نظام پیشنهاد‌ها به سوی حلقه‌های کیفی، پیشنهاد گروهی، و تیم‌های خودگردان حرکت
کند.
نظام پیشنهاد‌ها با طراحی و
تشکیل شورا یا کمیتهٔ پذیرش و بررسی پیشنهادات، دبیرخانه، آموزش مشاوران و... به گونه‌ای
طرح‌ریزی گردیده که در صورت دریافت پیشنهادهایی خارج از وظایف سازمانی، آن‌ها را جهت
تصمیم‌گیری، به شورای سطح بالا‌تر ارجاع خواهد داد و در این راستا نیز از بخش غیردولتی
و انجمن‌های تخصصی از جمله انجمن توسعهٔ مدیریت ایران، حمایت و پشتیبانی لازم را انجام
می‌دهد.
کارگروه‌ها به مثابهٔ اتاق‌های
فکر
یکی از روش‌های حل مسئله در
حوزهٔ مدیریت، آفرینندگی است؛ یعنی یافتن پاسخ مطلوب و مناسب برای تحولات و رویداد‌ها.
در این راستا یکی از ابزارهای توسعهٔ خلاقیت و ایجاد افکار نو که از عادت «عمل پیش
از تفکر» و «تفکر پس از عمل» رهایی ایجاد می‌کند و فرصتی برای مفهوم‌سازی و مفهوم‌ستانی
پدید می‌آورد، «اتاق فکر» است.
به نظر می‌رسد طرح بکر کارگروه‌های
تخصصی و مشورتی «فرهنگ، هنر و جامعه» نیز در بستری از نظام پیشنهادات و اتاق‌های فکر
برون‌سازمانی و متأثر از ایدهٔ مدیریت مشارکتی از سوی مدیرکل محترم فرهنگ و ارشاد اسلامی
استان زنجان (ناصر مقدم) پیشنهاد شده است.
طرحی که معطوف به تصمیم‌سازی
و استراتژی‌پردازی بر روی مسائل روز جامعه است و به قصد بهره‌گیری از ابتکارات نیروی
توانمند و متخصص بخش خصوصی، هنرمندان، افراد خبره و صاحب افکار و ایده‌های نو، ایجاد
شده. کارگروه‌ها، اتاق‌های فکری هستند که با پیوند قدرت و دانش، جای خالی درک و تجزیه
و تحلیلِ مسائل و موقعیت‌ها و فرصت‌های فرهنگی را پُر می‌کنند و با تولید و خلق ایده‌های
مناسب بر ضرورت تفکر جمعی و هم‌اندیشی تأکید می‌ورزند. سیاست‌ساز هستند و نه سیاستگذار؛
نهادهایی پیشنهاددهنده که درگیر مسائل تشریفاتی، رسمی، حقوقی و اداری نمی‌شوند.
این فرصت مغتنمی است و می‌توان
با بهره‌گیری صحیح و اصولی از کارگروه‌ها و همچنین اجزای آن‌ها، افکار و ایده‌های خلاقانه‌ای
را برای پویایی فرهنگ و هنر استان، به خدمت گرفت و به یاری ادارهٔ‌کل فرهنگ و ارشاد
اسلامی پرداخت و همچنین در جهت همراهی با شورای فرهنگ عمومی استان به کار انداخت.
تعیین هدف
اهداف این کارگروه‌ها، همان
اهداف اتاق‌های فکر یعنی، ۱. آفرینش ایده و ۲. رفع خلاقانهٔ مشکل، است؛ به عبارت بهتر،
هدف اول حصول موقعیت فکری جدید و دوم بهتر کردن وضع موجود است؛ یعنی، این کارگروه‌ها
در راستای ایفای دو نقش و کارکرد کلیدی خود، گام برمی‌دارند: یکی فکرسازی برای مفهوم‌آفرینی
و دیگری گشودن گره‌های فکری که در فرایندهای عملی به وجود آمده‌اند.
با این هدفگذاری‌ها، انتظارات
مشخص شده و به این ترتیب کارگروه‌ها به عنوان مراکز تولید فکر، در یک قالب و چارچوب
معین قرار می‌گیرند. کارگروه‌ها در حقیقت به هدف رفع دغدغهٔ فکرسازی و فکرپژوهی به
بازوی کاربردی ادارهٔ‌کل تبدیل می‌شوند که مأموریت اصلی آن‌ها پشتیبانی فکری و مشاوره‌ای
سیاستگذاران و تصمیم‌گیرندگان، و به بند کشیدن فکر و ایده و دانش در جهت تحقق سازمانی
ادارهٔ‌کل است. این نوع از اتاق‌های فکر با اهدافی که پیش‌رو دارند، به نوعی دعوت به
خودباوری و خودآگاهی می‌کنند که در پی آن خوداصلاحی نیز خود را نشان می‌دهد.
تدوین شیوه‌نامه و سند راهبردی
ادارهٔ‌کل و دبیرخانهٔ کارگروه‌ها
به درستی و دقت، شیوه‌نامه‌ای جامع و ساختارمند به شکل نظام‌نامه و آیین‌نامهٔ اجرایی
تدوین نموده که با تفکیک وظایف و ترسیم نمودار گردش کار، نظام و پیکره‌ای سازمند و
منسجم به این اتاق‌های فکر بخشیده است. با این شیوه‌نامه، در حقیقت نقشهٔ راهی ترسیم
و دست‌نامه‌ای مدوّن تهیه و پرداخته شده تا الگویی برای ادامهٔ کار و اجرای صحیح اصول
و مبانی جهت دستیابی به اهداف راهبردی ادارهٔ‌کل باشد.
ایجاد کارگروه‌های تخصصی
کارگروه‌های تخصصی در دو تیم
«فرهنگ و هنر» و «فرهنگ و جامعه» تشکیل یافته‌اند که تیم اول دربرگیرندهٔ کارگروه‌هایی
شامل مخاطب هنری و فرهنگی و تیم دوم شامل مخاطب اجتماعی و عمومی ادارهٔ‌کل‌اند. و به
نظر می‌رسد با این تقسیم‌بندی سعی شده پیوند میان هنر و جامعه تقویت گردد و از طریق
هم‌افزایی و توانمندسازی متقابل، از ظرفیت‌های مغفول ماندهٔ هر کدام بهره‌گیری شود.
هر کارگروه شامل هفت عضو است
که از میان خود یک «رییس» برای ادارهٔ جلسات و یک «دبیر» برای ثبت پیشنهادات انتخاب
می‌کنند. هر کارگروه در هر ماه یک جلسه دارد و صورتجلسه و پیشنهادات را به دبیرخانهٔ
کارگروه‌ها ارسال می‌کند. دبیرخانهٔ کارگروه‌ها که وظیفهٔ هماهنگی بین اجزا را بر عهده
دارد، پیشنهادات را جمع‌بندی و به «کمیتهٔ بررسی» به ریاست مدیرکل ارجاع می‌دهد. نتایج
این کمیته با حضور رؤسا و دبیران کارگروه‌ها در قالب گروهی با نام «هم‌اندیشی» که هر
سه ماه یک‌بار دور هم جمع می‌شوند، مطرح می‌گردد و ارزیابی کلی از پیشنهادات و نتایج
را با یکدیگر در میان می‌گذارند.
بایستگی‌ها و ویژگی‌های
هر کارگروه
باید از معروف‌ترین روش‌های
رایزنی در این نوع از اتاق‌های فکر بهره گرفت؛ یعنی، روش طوفان مغزی و بارش افکار.
کارگروه‌ها با ارتباط دادن گذشته به آینده، فکرآفرینی می‌کنند و اندک‌اندک با فکرسازی
و تعلیم فکرورزی، به افق‌های نو و امیدبخش رهنمون می‌شوند. اما در به کار بردن این
روش‌ها باید چند قانون را مد نظر داشت:
۱- هر چه ایده‌ها غیرعادی‌تر
باشد بهتر است؛ باید از اظهار نظرهای آزاد و بی‌واسطه، و هر چند غیرمعمول، استقبال
شود.
۲- انتقاد ممنوع است؛ بهتر
است با حفظ خونسردی، به هیچ اندیشه‌ای انتقاد نشود تا همگان بدون خودسانسوری و بی‌شائبه،
جرقه‌های ذهنی را بیشتر و بیشتر به شعله‌های فکری نزدیک‌تر کنند.
۳- کمیت نظرات و ایده‌ها اهمیت
دارد؛ هر چه تعداد ایده‌ها بیشتر باشد، احتمال دستیابی به ایده‌های مفید بیشتر است.
درگیر کردن افراد جهت جمع‌آوری تعداد زیادی ایده و نظر، ضروری و مورد تأکید است.
۴- ترکیب و بهبود ایده‌ها مهم
است؛ ایده‌ها را باید در هم آمیخت و پروراند. ایده‌های دیگران، باید در دستیابی به
ایده‌ای جدید به کار رود. این تکنیک یک کنفرانس بین چند ذهن است که نه تنها ایده‌های
ارزشمند حاصل می‌کند، بلکه حوزهٔ وسیعی برای تیم‌سازی و تشکیل گروه‌های هماهنگ و همگون
آماده می‌سازد.
۵- سلسله‌مراتب بی‌معناست؛
ساختار این کارگروه‌ها باید تخت باشد و نه عمودی. ساختار مناسب این کارگروه‌ها، پروژه‌ای
یا ماتریسی است، زیرا هر دسته از پژوهشگران در گروه خود بر موضوعات مورد نظر متمرکز
می‌شوند. همچنین ساختار مناسب، ساختاری فراسازمانی است؛ بدین معنا که کارگروه‌ها وابستگی
دستوری نوشته یا نانوشته‌ای به هیچ مرجعی به جز بالا‌ترین سطح ادارهٔ‌کل ندارند و افرادی
خارج از چارچوب و نمودار سازمانی می‌توانند در آن‌ها عضو باشند تا هر کارگروه از حالت
درون‌سازمانی محض فاصله بگیرد. در کانون‌های دولتی، تحمل نظرات مخالف به سختی ممکن
است و به همین دلیل ایده‌های جدید به ندرت فرصت ظهور و بروز پیدا می‌کنند.
۶- بهره‌گیری از تخصص‌های مختلف
و متفاوت بهتر است؛ جذب تخصص‌های‌گاه متضاد در هر کارگروه موجب می‌شود تا هر یک از
اعضا، موضوعات را از زاویهٔ دید جداگانه‌ای ببینند.
۷- لازم است کارگروه‌ها مستقیماً
به مدیرکل متصل باشند؛ به دلیل این‌که ایده‌ها و افکار این کارگروه‌ها بسیار مهم و
حیاتی‌اند، نباید در سلسله‌مراتب معطل بمانند و یا به صلاحدید عده‌ای دچار تغییر و
سانسور شوند. در حقیقت تنها مرجع تصمیم‌گیر در مورد محتویات ایده‌های کارگروه‌ها و
تغییر آن‌ها فقط باید ریاست سازمان باشد. یکی از مزایای این اتصال، کمک به اجرایی شدن
به موقع فکر‌ها و پیشنهادات کارگروه‌هاست.
۸- مجری یا ناظر طرح‌های اجرایی
از خود کارگروه‌ها باشند؛ نظرات کارگروه‌ها ممکن است آن طور که فکر اولیه طرح‌ریزی
کرده، پیاده نشوند. یا به دلیل درک نادرست، مجریان آن را به دلخواه خود تغییر داده
و سپس اجرا کرده‌اند. برای جلوگیری از این مشکلات، دو راهکار وجود دارد: یا خود کارگروه‌ها
مجری پیشنهادات خود باشند که این کار برای اتاق‌های فکر سخت است، اما می‌توانند عضوی
از گروه اجرایی باشند. یا راه حل بهتر آن است که هر کارگروه یک کمیتهٔ نظارت بر اجرای
خروجی‌های خود داشته باشد تا انحرافات را در اجرا اصلاح کند و البته با انعکاس و بازخورد
مشکلات عملی به خود کارگروه، در بهبود کیفیت فکرهای بعدی و عملیاتی بودنشان سهیم و
مؤثر باشد و تجاربی کسب کند.
ویژگی‌های اعضای هر کارگروه
گاه منتقدان، به ترکیب کارگروه‌ها
و نحوهٔ گزینش افراد ایراد می‌گیرند که چرا اعضایی انتخاب شده‌اند که نقش و تولید ویژه‌ای
نداشته‌اند. اما در پاسخ به این معترضان باید گفت که کارگروه‌ها نه برای تولید و خلاقیت
هنری، یا به هدف تولید هر نوع محصول قابل لمس، بلکه برای ایده‌پردازی و ارائهٔ راه‌حل‌ها
و خلق و تولید اندیشه‌های ابتکاری تشکیل یافته‌اند و به عبارت بهتر شغل و محصول تولیدی
افراد و اعضای آن‌ها تفکر و ایده‌پروری است که طبیعتاً عینیت نداشته و قابل لمس نیست.
بنابراین و به طور کلی، کسانی
به استخدام اتاق‌های فکر درمی‌آیند که جسور، صاحب ایده و مبتکر هستند و با حضور و نقش‌آفرینی
خود اذهان جمع‌های مشورتی را به چالش و بارش افکار فرامی‌خوانند.
با این توضیح و با توجه به
خصوصیات ذاتی اتاق‌های فکر، افرادی که در کارگروه‌ها شرکت می‌کنند، باید دارای این
ویژگی‌ها باشند:
۱- دارای روحیهٔ کنجکاوی، پژوهشگری
و تحقیق بالا،
۲- گروهی از کار‌شناسان و مشاوران
متخصص بین‌رشته‌ای،
۳- دارای برخی خصلت‌های شخصیتی
همچون: نخبگی، باسابقه و پخته، نابغه و پرتوان، باهوش، علاقه‌مند و باانگیزه،
۴- دارای روحیهٔ خلاق و نوآور
و علاقه‌مند به کارهای گروهی،
۵- بهره‌گیر از تفکر جمعی در
تصمیم‌گیری برای امور عمومی،
۶- دارای تعهد و توجه ویژه
به تصمیم‌ها و افکار و نتایج حاصله،
۷- بازبینی مستمر و منظم جلسات
و مباحث برای مصون ماندن از آسیب‌های احتمالی،
۸- دارای صبر و شکیبایی به
دلیل طولانی بودن فرایند حصول نتیجه در کارگروه‌ها،
۹- دارای احساس مسئولیت نسبت
به کارگروه خود و نتایج آن تا لحظهٔ حل مشکل.
منابع
۱- معاون رییس جمهور و دبیر
شورای عالی اداری، (۱۵ اسفند ۱۳۷۹)، «بخشنامهٔ اجرایی طرح استقرار نظام پذیرش و بررسی
پیشنهادات».
۲- طبرسا، غلامحسین (۱۳۸۹)،
«اتاق فکر و جایگاه آن در سازمان»، در ماهنامهٔ تدبیر، ۲۱۸، صص ۵۸-۶۴.
۳- نا‌شناس، (۱۳۹۱)، «ویژگی‌های
اتاق فکر کارآمد»، کانون تفکر ایرانیان: وبلاگ شخصی (آخرین بازنگری ۱۸ مرداد ۱۳۹۱)،
<http://ttom.blogfa.
com/post/۵>
۴- راهداری، علیرضا (۱۳۹۳)،
«اتاق فکر در ۱۰ گام»، چاپ چهارم، تهران: انتشارات نظری، (خلاصه‌ای از آن قابل دسترسی
در تارنمای انتشاراتی، ۷ تیر ۱۳۹۳)، <http://www.nashrenazari.com/>
منتشر شده در: فصلنامهٔ
«فرهنگ زنجان»، شمارهٔ زمستان ۱۳۹۳
هیچ نظری موجود نیست:
ارسال یک نظر